Uma das maneiras de a BASF alcançar seu objetivo é enviar amostras dos vários produtos químicos que produz a clientes existentes e potenciais. No entanto, uma das perguntas mais frequentes era: quando faço um pedido online, sei exatamente quando ele chegará — por que vocês não podem fazer o mesmo? Os clientes queriam o tipo de experiência de usuário (UX) conveniente que obtinham dos comerciantes on-line: fazer pedidos com poucos cliques e acompanhar on-line o status e a localização atual da remessa.

A empresa envia de 400 a 600 pacotes por dia de Ludwigshafen, o equivalente a 100 mil remessas por ano. O processo interno exigia que os trabalhadores imprimissem os documentos de frete, classificassem os documentos de acompanhamento e inserissem manualmente os pedidos na transportadora. Grande parte do trabalho era feita manualmente, impedindo a equipe de realizar atividades de maior valor agregado.

“Os clientes querem saber onde está a entrega a qualquer momento e quando esperar que o pacote chegue à sua porta.”

‍‍— Jochen Mahler, Gerente Sênior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Em 2016, a BASF estabeleceu uma parceria com a Siemens Digital Logistics para criar uma solução de software integrada — apoiada no AX4™, parte da plataforma Siemens Xcelerator — para reservar transportadoras, gerar guias de transporte e rastrear remessas.

Hoje, quando alguém da equipe de vendas ou de atendimento ao cliente inicia um pedido, o sistema o transmite diretamente da interface de vendas para o SAP com todos os dados sobre o lote e a quantidade solicitada, automatizando parcialmente o gerenciamento de remessas, a organização de documentos e a reserva de transportadoras. A BASF transmite os dados de envio em formato EDI do SAP para o AX4, que gera automaticamente os documentos de frete no serviço web da transportadora.

A empresa também desenvolveu, com a Siemens, um processo de digitalização para impressão que sincroniza a intralogística do armazém e anexa o conhecimento de embarque gerado automaticamente ao pacote. O recurso de rastreamento protege vendedor e cliente entre os até 160 marcos disponíveis nos sistemas parceiros, permitindo que cada pedido receba um número de referência para acompanhar cada fase da remessa on-line.

“Aproveitando o AX4, não precisamos mais depender dos sistemas de TI dos nossos prestadores de serviços de transporte para descobrir onde está uma remessa.”

‍— Jochen Mahler, Gerente Sênior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Ao implementar uma solução para gerenciar digitalmente as remessas de amostras, a BASF trouxe maior visibilidade e eficiência aos seus processos de pedidos e transporte. Um único clique dá aos clientes e ao centro de amostras da BASF acesso ao status e aos dados de envio do pedido. Quando os pedidos chegam até as 15h, agora podem ser despachados em apenas 90 minutos, chegando normalmente ao destino final nos EUA no dia seguinte.

Ao migrar para processos eletrônicos, a empresa reduziu o volume de papel utilizado em 86% — restando impressões apenas para os 14% dos pedidos destinados a países cujas regulamentações ainda as exigem.

“Com o recurso de relatórios integrado no AX4, obtemos relatórios e análises úteis para que possamos automatizar ainda mais processos no futuro.”

— Jochen Mahler, Gerente Sênior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Além da unidade de Ludwigshafen, a empresa já está implementando a solução em outros centros de amostragem da BASF. Encorajado por esse sucesso, Mahler já definiu novos objetivos, como a utilização de análises preditivas de marcos para reduzir ainda mais o número de remessas de devolução.