Uma das formas de a BASF alcançar o seu objetivo é enviar amostras dos vários produtos químicos que produz a clientes atuais e potenciais. No entanto, uma das perguntas mais frequentes era: quando faço uma encomenda online, sei exatamente quando irá chegar — porque não podem fazer o mesmo? Os clientes queriam o tipo de experiência de utilizador (UX) conveniente que obtinham dos comerciantes online: fazer encomendas com poucos cliques e acompanhar online o estado e a localização atual da remessa.

A empresa envia de 400 a 600 pacotes por dia a partir de Ludwigshafen, o equivalente a 100 mil remessas por ano. O processo interno exigia que os trabalhadores imprimissem os documentos de transporte, classificassem os documentos de acompanhamento e introduzissem manualmente as encomendas na transportadora. Grande parte do trabalho era feita manualmente, impedindo a equipa de realizar atividades de maior valor acrescentado.

“Os clientes querem saber onde está a entrega a qualquer momento e quando esperar que o pacote chegue à sua porta.”— Jochen Mahler, Gestor Sénior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Em 2016, a BASF estabeleceu uma parceria com a Siemens Digital Logistics para criar uma solução de software integrada — apoiada no AX4™, parte da plataforma Siemens Xcelerator — para reservar transportadoras, gerar guias de transporte e rastrear remessas.

Atualmente, quando alguém da equipa de vendas ou de apoio ao cliente inicia uma encomenda, o sistema transmite-a diretamente da interface de vendas para o SAP com todos os dados sobre o lote e a quantidade solicitada, automatizando parcialmente a gestão de remessas, a organização de documentos e a reserva de transportadoras. A BASF transmite os dados de envio em formato EDI do SAP para o AX4, que gera automaticamente os documentos de transporte no serviço web da transportadora.

A empresa também desenvolveu, com a Siemens, um processo de digitalização para impressão que sincroniza a intralogística do armazém e anexa o conhecimento de embarque gerado automaticamente ao pacote. A funcionalidade de rastreamento protege o vendedor e o cliente entre os até 160 marcos disponíveis nos sistemas parceiros, permitindo que cada encomenda receba um número de referência para acompanhar cada fase da remessa online.

“Ao tirar partido do AX4, deixámos de depender dos sistemas de TI dos nossos prestadores de serviços de transporte para descobrir onde está uma remessa.”— Jochen Mahler, Gestor Sénior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Ao implementar uma solução para gerir digitalmente as remessas de amostras, a BASF trouxe maior visibilidade e eficiência aos seus processos de encomenda e transporte. Um único clique dá aos clientes e ao centro de amostras da BASF acesso ao estado e aos dados de envio da encomenda. Quando as encomendas chegam até às 15h, podem agora ser despachadas em apenas 90 minutos, chegando normalmente ao destino final nos EUA no dia seguinte.

Ao migrar para processos eletrónicos, a empresa reduziu o volume de papel utilizado em 86% — restando impressões apenas para os 14% das encomendas destinadas a países cujas regulamentações ainda as exigem.

“Com a funcionalidade de relatórios integrada no AX4, obtemos relatórios e análises úteis para que possamos automatizar ainda mais processos no futuro.”— Jochen Mahler, Gestor Sénior de Serviços de Amostras e Bens Não Comerciais da BASF SE

Além da unidade de Ludwigshafen, a empresa já está a implementar a solução noutros centros de amostragem da BASF. Encorajado por este sucesso, Mahler já definiu novos objetivos, como a utilização de análises preditivas de marcos para reduzir ainda mais o número de remessas de devolução.