Fatores Críticos na Implementação de um sistema APS

A implementação de um APS é um projeto complexo, composto por diferentes fases, as quais requerem recursos e competências específicas para serem executadas com qualidade. Dessa forma, faz-se necessário considerar os principais fatores críticos de sucesso na implementação de um sistema APS, os quais serão apresentados a seguir.Utilizador-chave Inicialmente, é preciso fazer a distinção entre um sistema transacional e um sistema analítico. Enquanto no primeiro a operação e os resultados são simples e previsíveis, num sistema especialista e analítico como um software APS a operação requer um esforço cognitivo e de análise muito mais significativo, de modo que um key user bem escolhido pode fazer toda a diferença entre a simples operação básica do software e um modelo muito mais pró-ativo de simulação de cenários e tomada de decisão baseada em indicadores. De uma forma geral, é importante considerar na definição do utilizador-chave:

• Muitas vezes as empresas tomam a decisão errada de definir como utilizador-chave a pessoa com mais experiência e conhecimento da área de PPCP, mas na prática esse profissional já tem muitas outras responsabilidades e não vai dispor nem do foco nem do tempo necessário para a operacionalização do sistema. Estas pessoas devem ser envolvidas no projeto e são fundamentais para as definições de regras de negócio, mas não são necessariamente o utilizador-chave ideal para a ferramenta;
• Um fator importante a destacar é a predisposição tecnológica e a destreza computacional do profissional. Embora não sejam necessários conhecimentos prévios em desenvolvimento de sistemas, uma experiência prévia com a operacionalização e implementação de outros softwares além de um raciocínio lógico bem desenvolvido também são favoráveis para o perfil ideal de um utilizador de software APS;
• Por fim, é importante reconhecer algumas competências mais abrangentes que podem ser muito úteis para o bom uso da solução. A capacidade de negociação e comunicação, por exemplo, é especialmente importante, tendo em vista todas as interfaces que envolvem as decisões de PPCP, como as áreas de produção, comercial, aprovisionamento e TI.

Qualidade dos Dados O termo “shit in, shit out” não ficou famoso por acaso. Não adianta negar, a qualidade dos dados de entrada é fundamental para o bom uso de uma ferramenta APS. Ainda mais numa realidade comum a muitas empresas em que os roteiros de fabricação, quando existem, foram criados unicamente com o intuito de servir o sistema de custeio. Contudo, também é importante ressalvar que nenhuma empresa dispõe de todos os dados que serão necessários para uma implementação robusta de um sistema APS. Por mais que muitas achem que têm dados completos e fiáveis, quando a primeira simulação mostrar estrangulamentos num recurso produtivo sem importância, por exemplo, ficará evidente a necessidade de aperfeiçoar os cadastros. Além dos dados básicos, algumas informações que nunca seriam necessárias antes de um sistema de programação, como uma matriz de setup de/para, dificilmente estarão disponíveis antes do início do projeto. E isso não é necessariamente um problema, o maior erro é tentar antecipar e estar completamente pronto antes de iniciar o projeto, porque a experiência mostra que ou o projeto vai demorar muito a iniciar ou nunca sairá do papel. Na prática, um projeto de implementação deve prever o espaço necessário para que as principais recolhas e revisões de cadastros sejam feitas durante a implementação, sendo feitas de forma priorizada e orientada. Nesse sentido, em vez de procurar deixar tudo pronto antes de iniciar o projeto, o foco deve ser em garantir um processo robusto de levantamento e atualização de dados. Como pode ser garantido que ordens de produção em aberto não ficarão esquecidas no passado? Como a equipa de compras vai atualizar a data da real disponibilidade das matérias-primas quando os fornecedores atrasarem as entregas? Com que frequência serão revistos os índices de performance e os tempos de processo? Estas são as perguntas com que o gestor deve preocupar-se para garantir a fiabilidade nos dados.Empenho da Equipa A implementação do APS pode transformar significativamente uma empresa, mas para isso é importante que as diversas áreas da empresa tenham participação efetiva na implementação. O que não funciona é uma decisão top down da direção pela implementação do sistema e a execução sendo feita de forma isolada somente pela área de TI ou de PPCP, por exemplo. Desde o início das primeiras fases de diagnóstico e especificação, é preciso procurar o comprometimento e participação de diferentes áreas da empresa. A equipa de engenharia precisa de estar presente, pois será uma grande aliada na preparação dos dados que se fizerem necessários para aprimorar os cadastros. O comercial precisa de participar, pois o processo de promessa de prazo de entrega e acompanhamento das encomendas pode ser significativamente impactado com o uso de um software de capacidade finita. A área de aprovisionamento tem um papel importante para garantir o follow-up com os fornecedores e a atualização das reais datas de fornecimento de materiais. O TI precisa de estar presente, pois tem ampla influência sobre a configuração e abrangência que o sistema pode ter no processo integrado de gestão da empresa. Até mesmo a equipa de manutenção deve ser envolvida para explorar as vantagens em integrar o processo de manutenção corretiva e reprogramação rápida ou manutenções preventivas provisionadas corretamente.TI com Autonomia Não é necessariamente uma regra, mas a experiência mostra que quando uma empresa tem uma boa autonomia em realizar integrações, configurações e modificações nos seus sistemas, o projeto de implementação flui com mais naturalidade e pode ser mais finamente integrado com os processos. Preferencialmente, o TI interno da empresa tem autonomia e é bem atuante em relação às necessidades da produção, mas em muitos casos um fornecedor de confiança também pode suprir muito bem as necessidades do projeto. A integração entre o ERP e o APS não precisa de ser necessariamente complicada, mas às vezes com mais flexibilidade é possível aproveitar oportunidades de aplicações que o modelo tradicional de integração não contemplaria, mas isto pode exigir um esforço maior por parte da equipa de TI.Escolha do software e da consultoria Por fim, um fator que muitas vezes é menosprezado é a importância de escolher o software correto e a melhor consultoria de implementação. Procurar atalhos na escolha da tecnologia, seja porque tem um sistema mais básico que poderia ser adquirido sem nenhuma aprovação de orçamento ou porque uma das opções é de um mesmo fornecedor já existente, é um dos motivos pelos quais as empresas passam por muitas frustrações e atrasos na evolução do seu sistema de gestão. Antes de tomar a decisão pela aquisição de qualquer ferramenta, certifique-se que a escolha definida é suficiente para modelar todas as necessidades atuais do PPCP e, ainda mais importante, que é completa e flexível o suficiente para responder às futuras oportunidades de melhoria que vão surgir após a empresa dar os primeiros passos. Nesse sentido, a escolha da empresa de consultoria para apoiar na implementação do software também é de fundamental importância para o sucesso do projeto. Procure por uma empresa que tenha profissionais reconhecidos e cases de sucesso, de preferência no mesmo segmento do seu negócio. O perfil inovador e o domínio da tecnologia também são fundamentais, e podem fazer a diferença entre um projeto básico que ficou estabilizado e uma solução tecnologicamente atualizada em constante evolução.[noptin-form id=2822]